Los 10 mandamientos de Email Responder
Problema de comunicación de correo electrónico
Nos encontramos con un problema de comunicación comercial, mientras que la organización de un viaje a la Toscana (Italia) al tratar de realizar su reserva por correo electrónico varias Cama y Desayuno (Agriturismo) se mantiene para nuestro viaje.
No uso de la lengua italiana como cualquier traducción en línea que proporciona la base italiana completa, pero siempre que la comunicación por correo electrónico en sí y la información.
Es relativamente fácil de encontrar y seleccionar Alojamiento y varios lugares de vacaciones en cada área, la mayoría parece tener un sitio web o se agrupan en portales. El envío de una solicitud por correo electrónico estándar para la disponibilidad de una habitación y el precio es la parte fácil, rápido y se puede hacer en grandes cantidades.
El retraso en las respuestas
A medida que estos B & B son empresas comerciales que tienen que ganar dinero por los huéspedes que reserven, que espera recibir una respuesta por correo electrónico a las pocas horas después del envío. Sobre todo porque este es un mercado muy competitivo, con servicios muy similares siempre (Ubicación - cama - desayuno).
Sin embargo, normalmente se tardará más de 24 horas para obtener respuestas (una minoría no responde a las pocas horas).
Las respuestas incompletas
Las personas que navegan por las soluciones a su problema (reserva de vacaciones) esperan una respuesta rápida (de reserva).
En la mayoría de los casos usted recibirá respuestas incompletas muy poco que falta información valiosa como los servicios incluidos (desayuno incluido en el precio? De cocina en la habitación) y el método de pago por adelantado aceptado.
Así, por cada respuesta que usted necesita para responder el correo electrónico y hacer preguntas más específicas.
A medida que enviar muchos mensajes de correo electrónico similar, se endurece para saber que B & B está respondiendo: incluyendo el nombre del B & B y enlace a la página web sería una gran ayuda para que su recolección de información más eficiente.
La falta de seguimiento
Una vez que haya realizado el pago anticipado mediante transferencia bancaria o pago con tarjeta de crédito, se requiere más correos electrónicos y llamadas telefónicas para obtener su confirmación de su reserva.
Parecen olvidar que sin embargo, el payent avance se ha hecho, la principal fuente de ingresos sigue siendo necesario generar: servicios adicionales, alimentos y bebidas. Especialmente las bebidas alcohólicas por la noche son una importante fuente de ingresos para los negocios de B & B ya que probablemente la diferencia entre el punto de equilibrio y rentabilidad.
La falta de la unidad comercial
A pesar de estas reservas son su principal fuente de ingresos para los propietarios de B & B, su impulso comercial es muy bajo.
Tal vez las personas que comienzan un B & B quiere estar lejos de la presión comercial y quieres sentir el día de fiesta todos los días. Aún así se enfrentan los problemas financieros por no ser comercial.
Los 10 Mandamientos Email
1. Leer
Leer el primer correo electrónico antes de contestar. Muchos e-mails se responden sin contestar a las preguntas específicas o casos concretos.
2. Etiqueta
Etiqueta de todos los correos entrantes y salientes con el fin de ser capaz de recuperar más tarde.
Aún más práctico si su CRM recoge automáticamente sus correos electrónicos por parte del cliente o el plomo .
Además se puede añadir una palabra clave en el tema de respuesta a fin de conocer el contenido.
3. Max 24 horas retraso
Si usted tiene una parte interesada, parece lógico que tratar de responder dentro de 24 horas o menos para mantener su atención y el mantenerse a la vanguardia de sus competidores. Excepto durante los fines de semana, por supuesto.
La gente se acuerda de la primera respuesta, especialmente si se trajo información adicional o un beneficio adicional.
4. Responder a las más fáciles y cortas primero
Si la respuesta de la respuesta fácil y corto en primer lugar, a satisfacer a más personas en un plazo de tiempo más corto y tiene menos presión al responder las difíciles y siempre y cuando usted está cerca del final del proceso.
5. Eficiencia: por lotes y la integridad
Con el fin de aumentar la eficiencia y limitar su trabajo por escrito es mejor:
- Lotes: Responder correos electrónicos en los lotes (cada 2-3 horas): conseguir interrumpido para responder el correo no es eficiente.
- Integridad: ser lo más completa posible en su primer correo electrónico.
Responder a todas las preguntas formuladas.
- Prevenir: a fin de no tener e-mails innecesarios adicionales:
Proporcionar la información necesaria relativa a sus operaciones.
6. Estándar de correo electrónico para asuntos estándares
En caso de que su servicio es bastante sencillo y regular (como el Bed & Breakfast), un estándar de correo electrónico que consta de unas pocas respuestas estándar completado con la información adicional específica.
Si su servicio es complejo o de una sola vez (como el negocio del proyecto), entonces la respuesta puede tomar más tiempo, pero al menos debería enviar una confirmación de recepción del correo electrónico con una primera pregunta posible.
7. Llamada a la acción
El correo electrónico de respuesta debe tener un claro llamado a la acción: lo que el interesado debe hacer a continuación.
Este puede ser el enlace a la página de pago o la gratuita de usuario.
En el caso de B2C (como B & B) de la acción es, probablemente, la compra (de pago), mientras que en una reunión B2B, referencias o una versión de prueba debe ser la acción de apuntar.
8. Mantenga la puerta abierta
En cualquier caso en Business to Business (B2B), el correo electrónico de respuesta todavía debería dejar la puerta abierta para futuras comunicaciones. Así, si usted tiene preguntas, no se echan a perder a todas sus preguntas en el correo electrónico de respuesta en primer lugar.
Tenga uno o dos de un correo electrónico de seguimiento.
9. Firma con los enlaces
Su firma no sólo se debe mencionar su nombre, sino también:
- Dirección de correo electrónico: en caso de que su correo electrónico se reenvía y la dirección de correo electrónico original se oscurece
- Enlaces: enlace al sitio web funcional y útil (s): Por lo menos en su página de inicio sitio web
10. Vuelva a leer
Antes de enviar: volver a leer.
Una vez que enviar - el recuerdo y la corrección es imposible.
¿Qué tan rápido, completo y comerciales son las respuestas de correo electrónico?
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